Допустим, вам нужно написать письмо Заказчику.
Например: согласовать изменение сроков по одному из проектов.
Вы садитесь и пишите примерно такое сообщение:

Письмо по содержанию верное, но читать его не хочется:
Это один сплошной абзац, в которой перемешано всё: и причина, и следствие, и призыв к действию, и справочная информация.

Чтобы его прочитать и понять, что от тебя хочет человек, нужно прям напрячься.
Есть хороший способ писать короткие понятные письма.
Метод называется «Костяшки».
Берем и выписывам, о чем хотим рассказать в письме:

Откуда мы так лихо написали эту последовательность?
Из полезного действия:

Как мы это сделаем:

Дальше просто как в отдельные коробочки заполняем текст:

Ну а теперь можно просто убрать вспомогательные направляющие. Получится вот такой текст:

Резюме:
1. Прежде чем писать тексты, напишите «зачем я пишу это письмо»
2. Разбейте на «костяшки»
3. Заполните ответами
4. Скройте костяшки.
5. Прочитайте вслух — нормально читается, понятно?
6. Отправляйте клиенту.

P.S. Сотрудникам из проектного бюро:
за вас написать письмо клиенту я не смогу.

Но могу помочь с запросами:

1. «Я составил структуру письма, есть ли комментарии/улучшения?»
2. Я по структуре написал текст (вот структура), что можно улучшить?

P.S. При написании этого поста тоже используется метод «Костяшки»: