Вот допустим ситуация:

Клиент, с котором вы работаете, задерживает оплаты. При этом внешне у вас вроде все хорошо, ему все нравится в вашей работе. Вы напоминаете: «Не получил оплату». Он отвечает: «Ой, пока руки не дошли». И вам приходится напоминать: писать в чат, записывать голосовые сообщения, в общем дополнительно напрягаться.

Вы конечно злитесь:. И с каждым напоминанием об оплате раздражение растет:

• • работа выполнена, а денег нет
• • то, что он заплатит, успокаивает мало. «Деньги сейчас» лучше «денег потом»
• • ходить, напоминать и выбивать деньги — это дополнительная работа, выполнять которую вы не рассчитывали

Хочется прямо взять и позвонить, да сказать:

— Петр Иванович, какого хрена?
Я тут что, мальчик на побегушках?
А ну бабки на бочку и не раздражай меня!
😡🤬

Но такой вариант ни к чему хорошему не приведет.
Для вашего клиента всё было хорошо. А вы вдруг ни с того, ни с сего вдруг начинаете истерить и становиться неадекватом.
Он имеет полное право защищаться от таких нападок. Как он это сделает, это уже другой вопрос:

1. Потребует чего-то взамен
2. Начнет указывать на ваши косяки
3. И т. п.

Нужно понимать, что на самом деле клиент себя так ведёт не со зла, а просто не понимает важность этого вопроса для вас:

• Сумма-то небольшая. Чего о ней переживать-то?
• Да и о чем разговор? Он же не отказывается, он же оплатит?
• И вообще голова занята многими другими важными вещами: налогами, сотрудниками, ремонтом в офисе и т. д.

Ваша задача — указать и спокойно объяснить важность, неудобство для вас и предложить решение, без давления. При этом оставить Клиенту возможность «сохранить лицо». Вы же переговоры ведете, а не жёстко его отжимаете.

«Сохранить лицо» — это когда вы не ставите его перед выбором «Гони бабки прямо сейчас». А например: «Как бы нам совместно решение какое-то выработать? Я вот например так предлагаю, что думаете?»

Проговаривать лучше голосом:

• • Идеально по телефону
• • Можно и голосовое сообщение отправить, если вы уже обменивались информацией таким образом
• • писать текстом не надо. Это уже получается претензия. Её скорее всего прочитают с интонацией «наезда» и договориться будет сложнее.

Фух, устал.
✅ Давайте соберём все в кучу:
(чтобы интонации были правильными, лучше заранее потренироваться перед зеркалом. В голосе не должно быть наезда или агрессии):

Петр Николаевич, разрешите про неоплаченный счет проговорить?
Я пару раз напомнил уже, а оплаты все еще нет.
Я понимаю, сумма маленькая, а у вас и так забот выше крыши... (интонация сочувствия)
Но послушайте, это и правда важно: я рассчитываю на эти деньги, из них людям надо оплачивать. Да и напоминать по нескольку раз правда мне как-то уже неудобно... (немного интонации извинения).
Мы можем как-то с вами придумать, чтобы оплаты от вас поступали как-то быстрее?
Или если вам так будет удобнее, то можно например, работать по предоплате, что думаете?

Вот теперь хорошо:

1. Вы обозначили проблему и её важность для вас
2. Не наезжали и предложили решение
3. У вас появляется полное моральное право переводить клиента на работу по предоплате.

Что дальше.
Скорее всего, ничего он вам резко и быстро не заплатит.
Но и вы злиться перестанете.
Ведь теперь при поступлении новой задачи у вас будет полное моральное право сказать (вы же не забудете так и сделать, правда?):

Петр Николаевич, мне было бы удобнее получить предоплату за всю работу вперед 😉.

Рекомендация руководителям и собственникам

Ситуация: вы наняли коуча, тренера.
Например для внедрения скрам-методологии в команде, или увеличения продаж, или для проведения мероприятий по командообразованию, неважно.

Назначили встречу, собрали сотрудников, представили коуча команде.
Попросили внимательно слушать.

В процессе встречи вам, как руководителю, может быть не совсем понятно, что именно сейчас происходит.
Вам интересно, вы хотите уточнить.

⛔ Вот как можно задать вопрос, навредив процессу:

— А вот почему карточки задач именно так двигаются, мне непонятно? Мне, как руководителю, должно быть понятно. А иначе внедрение бессмысленно.

Это был специально утрированный пример. Просто чтобы сразу разобрать несколько тонких моментов.

Давайте разберемся, что вы таким вопросом сообщаете команде?

1. «Я как и вы, вообще не в курсе, что происходит»
2. «Тренер что-то там внедряет, но будет ли это работать, ещё неизвестно. Я лично скептично отношусь, а теперь еще и команда»
3. «Тренер выполняет мои пожелания, а не следует программе»

На таких встречах руководителю нужно быть руководителем, а не участником процесса:

1. На сотрудников производить впечатление, что вы и так всё знаете заранее
2. Быть непогрешимым небожителем. Который конечно иногда может спуститься, чтобы объяснить «как надо делать», если уж иначе никак.
3. Обеспечить явку на такие встречи.
4. Обеспечить коучу полноту власти (легитимность)
5. Помнить, что основная задача — не самому понять, а добиться, чтобы команда поняла. (Для вас и так будет отдельная встреча со всеми нужными объяснениями, там вы будете уже не руководителем, а сами превратитесь в участников обучающего процесса).

✅ Если хочется самому спросить, вопрос можно и нужно задать.
Но отделяйте себя от команды. Тот же вопрос можно задать по-другому, например:

— Сергей, объясните пожалуйста ребятам вот этот момент подробнее. Им может быть непонятно. (Мне-то как раз понятно).

Вот теперь все хорошо:

1. в компетенции тренера сомнений нет
2. дополнительно подчеркнули, вы и так все знаете,
3. проявили заботу о сотрудниках
4. показали, все заранее согласовано, всё это внедрение — серьезно и надолго, а не очередная блажь начальства.

Великий депрессивный список

Классно, когда уже научились разделять проекты и задачи.
Хорошо, когда научились прежде чем что-то делать — записывать в список задач
Следующая подстава:  Великий Депрессивный Список.

Дернул начальник → записал задачу «Ответить Сергею по ТЗ»
Написал Заказчик → записал задачу «Прислать Антону Палычу выгрузку по пилонам»
Задачу от жены «купи по дороге домой хлеба и яиц» → тоже в список

Это хорошо.
Но есть проблема:
Этот список НИКОГДА не заканчивается

Проблема расстановки приоритетов

И вот ты смотришь такой на этот бесконечный список, и начинаешь расставлять приоритеты:

Может, разложить задачи по матрице Эйзенхаура (срочные, важные, срочные/неважные)
Может, поделить на легкие/сложные?
Может, объединить в блоки?
Может, разложить на гибкие и жесткие задачи?

Короче, начинаешь вместо выполнения задач заниматься перестановкой, расстановкой приоритетов и вообще жестко прокрастинировать — все равно же ВСЁ не сделаешь.
Поэтому отпущенное время нужно потратить идеально! (сарказм)

Закрытый список задач на день

Чтобы чувствовать себя молодцом каждый день, можно делать закрытый список задач.
Вот сесть сегодня вечером, открыть чистый лист документа, призвать «сержанта», написать красивым шрифтом: 27 мая, среда — планы на день:

А потом спокойно выписать на завтра список задач.
Получится что-то такое.

В конце — подведите черту.
Все, что прилетает по ходу → заносите после черты.

С ума сошел? Это ж сколько времени уходит каждый день на такой вот список?!

На самом деле немного ))
Бо́льшую часть списка я делаю в течение дня.
На этот список ушло примерно 15 минут.
Вам поможет статья «откуда брать задачи на завтра» и «защищайте свой список задач».

Хорошее завершение списка на день

Признак действительно «закрытого» списка — это по-настоящему последнее действие. У меня это обычно 3 пункта:

разобрать почту вечером
прибрать на рабочем столе
составить список задач на завтра

Такое «ритуальное» завершение дня помогает мне настроиться на мысль, что «день закончился, можно идти домой, ты молодец, все хорошо»

Когда составлять список задач?

Иногда советуют прямо с утра. Мол, «новый день — пиши с чистого листа».
Лично мне комфортно составлять с вечера на завтра. Так спокойнее и сон крепче )

Что делать, когда прилетает «срочная» задача?

Защищайте свой список.

Что делать, когда все задачи на день закончены?

Ооо, я вас поздравляю. Когда вот такая картина, это очень приятно:

Что тогда делать?
Идите погуляйте, идите домой, к семье.
Если опять карантин, значит займитесь тем, что вас расслабляет дома и позволяет переключиться:

полежать в ванной
поиграть в Героев
почитать фантастику

При этом можно мысленно повторять:
ты сегодня молодец, ты имеешь полное право отдохнуть
(Совет для немного тревожных перфекционистов-трудоголиков, но вот мне помогает)

Что еще почитать?

— Откуда брать задачи дляподготовки к следующему дню.
— Задачи на день я например веду вот в этой программе: workflowy.com(мне нравится, вы можете использовать что-то подходящее вам, хоть в гуглодоке)
— Как защищать свой закрытый список

Это прям основные навыки:

1. Ведите активный список проектов
2. Разбивайте проекты на мини-победы
3. Превращайте мини-победы в пошаговые действия
4. Составляйте список задач не день
5. Защищайте дневной список от пожаров. Всё новое → «отложить на завтра»
6. Делегируете — уточните сроки. Довести до автоматизма.
7. Составляйте список рутинных действий. Помогает от тревожности.

Это дополнительные навыки:

1. Держите почту пустой. Не надо превращать почту в список задач.
2. Ведите список «Длинных помидоров»
3. Если 3-й день не можете приступить к какой-то задаче, значит, у вас в списке задач — хрень аморфная.