4 заметки с тегом

руководителю

Шаблон постановки задачи исполнителю

Часто ставлю задачи исполнителям. Очень хочется исчерпывающе объяснить о чем речь и сразу понять, что работа пошла, вопросы если и есть, то только по делу.

Для постановки задачи исполнителю использую такой чек-лист.

Использую, чтобы не тратить время и энергию, а еще:
• не забыть сказать про что-то важное
• не перескакивать с мысли на мысль
• уменьшить количество вопросов от исполнителя
• чаще получать тот результат, который нужно.

Формулирую прямо по порядку:

⭐ Название задачи
👉 Ситуация
👉 Проблема
👉 Задача
👉 Решение
👉 В каком виде хочу увидеть решение
👉 Дедлайн
👉 Ближайшее первое действие
🌟 Все ли понятно?

Потом просто заполняю данными:

⭐ Название задачи.
Отель «Бумбараш». Настроить Я.Директ.

👉 Ситуация
Оля, привет.
У нас новый клиент: отель Бумбараш. Вот тут собрали понимание задачи: что за отель, какая задача, гео и т. п.: [ссылка на понимание задачи]
Будем настравать им контекст, таргет, устанавливать Я.Метрику и т. п.

👉 Проблема
Рекламу они не вели, сайт без Метрики, опыта нет.

👉 Задача
Настроить и запустить на сайт рекламу из Яндекс.Директ, получить первые цифры для аналитики: сколько вообще стоит у них клик, конверсия, отказы и т. д. Чтобы можно было потом финмодель построить.

👉 Решение
Делаем примерно так:
• Ты смотришь сайт, формируешь ТЗ на установку Метрики (Максим сделает)
• Собираешь семантику, предварительные объявления, какие есть мысли в плане аудиторий может быть.

👉 В каком виде хочу увидеть решение и Дедлайн
Нужно до конца сентября уже открутить рекламный бюджет, чтобы подвести какие-то итоги.

👉 Ближайшее первое действие
В среду в 12:30 собираемся с заказчиком в Зуме, обсуждаем семантику и варианты объявлений.
Ты как успеешь? Если нет, скажи, попрошу перенсти встречу.

🌟 Все ли понятно?
Оль, сегодня до 17.00 сможешь посмотреть на понимание задачи, первые шаги, сайт и сказать: все ли понятно, может, какие вопросы есть? Чтобы я был уверен, что задача в работе?

В принципе, заголовки можно и убрать, они уже не нужны:

Отель «Бумбараш». Настроить Я.Директ.

Оля, привет.
У нас новый клиент: отель Бумбараш. Вот тут собрали понимание задачи: что за отель, какая задача, гео и т. п.: [ссылка на понимание задачи]
Будем настравать им контекст, таргет, устанавливать Я.Метрику и т. п.
Рекламу они не вели, сайт без Метрики, опыта нет.

Нужно настроить и запустить на сайт рекламу из Яндекс.Директ, получить первые цифры для аналитики: сколько вообще стоит у них клик, конверсия, отказы и т. д. Чтобы можно было потом финмодель построить.

Делаем как обычно:
• Ты смотришь сайт, формируешь ТЗ на установку Метрики (Максим сделает)
• Собираешь семантику, предварительные объявления, какие есть мысли в плане аудиторий может быть.

Нужно до конца сентября уже открутить рекламный бюджет, чтобы подвести какие-то итоги.

В среду в 12:30 собираемся с заказчиком в Зуме, обсуждаем семантику и варианты объявлений. Ты как, успеешь? Если нет, скажи, попрошу перенести встречу.

Оль, сегодня до 17.00 сможешь посмотреть на понимание задачи, первые шаги, сайт и сказать: все ли понятно, может, какие вопросы есть? Чтобы я был уверен, что задача в работе?

Задачу можно поставить в системе управления проектами:

Можно отправить в чат, если это разовое поручение, и человека нет в системе управления проектами:

9 мес   инструкции   руководителю   сотрудникам

Метод «Костяшки». Как написать понятный текст клиенту: ответ или просьбу.

Допустим, вам нужно написать письмо Заказчику.
Например: согласовать изменение сроков по одному из проектов.
Вы садитесь и пишите примерно такое сообщение:

Письмо по содержанию верное, но читать его не хочется:
Это один сплошной абзац, в которой перемешано всё: и причина, и следствие, и призыв к действию, и справочная информация.

Чтобы его прочитать и понять, что от тебя хочет человек, нужно прям напрячься.
Есть хороший способ писать короткие понятные письма.
Метод называется «Костяшки».
Берем и выписывам, о чем хотим рассказать в письме:

Откуда мы так лихо написали эту последовательность?
Из полезного действия:

Как мы это сделаем:

Дальше просто как в отдельные коробочки заполняем текст:

Ну а теперь можно просто убрать вспомогательные направляющие. Получится вот такой текст:

Резюме:
1. Прежде чем писать тексты, напишите «зачем я пишу это письмо»
2. Разбейте на «костяшки»
3. Заполните ответами
4. Скройте костяшки.
5. Прочитайте вслух — нормально читается, понятно?
6. Отправляйте клиенту.

P.S. Сотрудникам из проектного бюро:
за вас написать письмо клиенту я не смогу.

Но могу помочь с запросами:

  1. «Я составил структуру письма, есть ли комментарии/улучшения?»
  2. Я по структуре написал текст (вот структура), что можно улучшить?

P.S. При написании этого поста тоже используется метод «Костяшки»:

2020   инструкции   руководителю   сотрудникам

Не затрудняйте работу тренера по прокачке команды/бизнеса

Рекомендация руководителям и собственникам

Ситуация: вы наняли коуча, тренера.
Например для внедрения скрам-методологии в команде, или увеличения продаж, или для проведения мероприятий по командообразованию, неважно.

Назначили встречу, собрали сотрудников, представили коуча команде.
Попросили внимательно слушать.

В процессе встречи вам, как руководителю, может быть не совсем понятно, что именно сейчас происходит.
Вам интересно, вы хотите уточнить.

⛔ Вот как можно задать вопрос, навредив процессу:

— А вот почему карточки задач именно так двигаются, мне непонятно? Мне, как руководителю, должно быть понятно. А иначе внедрение бессмысленно.

Это был специально утрированный пример. Просто чтобы сразу разобрать несколько тонких моментов.

Давайте разберемся, что вы таким вопросом сообщаете команде?

  1. «Я как и вы, вообще не в курсе, что происходит»
  2. «Тренер что-то там внедряет, но будет ли это работать, ещё неизвестно. Я лично скептично отношусь, а теперь еще и команда»
  3. «Тренер выполняет мои пожелания, а не следует программе»

На таких встречах руководителю нужно быть руководителем, а не участником процесса:

  1. На сотрудников производить впечатление, что вы и так всё знаете заранее
  2. Быть непогрешимым небожителем. Который конечно иногда может спуститься, чтобы объяснить «как надо делать», если уж иначе никак.
  3. Обеспечить явку на такие встречи.
  4. Обеспечить коучу полноту власти (легитимность)
  5. Помнить, что основная задача — не самому понять, а добиться, чтобы команда поняла. (Для вас и так будет отдельная встреча со всеми нужными объяснениями, там вы будете уже не руководителем, а сами превратитесь в участников обучающего процесса).

✅ Если хочется самому спросить, вопрос можно и нужно задать.
Но отделяйте себя от команды. Тот же вопрос можно задать по-другому, например:

— Сергей, объясните пожалуйста ребятам вот этот момент подробнее. Им может быть непонятно. (Мне-то как раз понятно).

Вот теперь все хорошо:

  1. в компетенции тренера сомнений нет
  2. дополнительно подчеркнули, вы и так все знаете,
  3. проявили заботу о сотрудниках
  4. показали, все заранее согласовано, всё это внедрение — серьезно и надолго, а не очередная блажь начальства.
2020   руководителю