Часто ставлю задачи исполнителям. Очень хочется исчерпывающе объяснить о чем речь и сразу понять, что работа пошла, вопросы если и есть, то только по делу.

Для постановки задачи исполнителю использую такой чек-лист.

Использую, чтобы не тратить время и энергию, а еще:
• не забыть сказать про что-то важное
• не перескакивать с мысли на мысль
• уменьшить количество вопросов от исполнителя
• чаще получать тот результат, который нужно.

Формулирую прямо по порядку:

⭐ Название задачи
👉 Ситуация
👉 Проблема
👉 Задача
👉 Решение
👉 В каком виде хочу увидеть решение
👉 Дедлайн
👉 Ближайшее первое действие
🌟 Все ли понятно?

Потом просто заполняю данными:

⭐ Название задачи.
Отель «Бумбараш». Настроить Я.Директ.

👉 Ситуация
Оля, привет.
У нас новый клиент: отель Бумбараш. Вот тут собрали понимание задачи: что за отель, какая задача, гео и т. п.: [ссылка на понимание задачи]
Будем настравать им контекст, таргет, устанавливать Я.Метрику и т. п.

👉 Проблема
Рекламу они не вели, сайт без Метрики, опыта нет.

👉 Задача
Настроить и запустить на сайт рекламу из Яндекс.Директ, получить первые цифры для аналитики: сколько вообще стоит у них клик, конверсия, отказы и т. д. Чтобы можно было потом финмодель построить.

👉 Решение
Делаем примерно так:
• Ты смотришь сайт, формируешь ТЗ на установку Метрики (Максим сделает)
• Собираешь семантику, предварительные объявления, какие есть мысли в плане аудиторий может быть.

👉 В каком виде хочу увидеть решение и Дедлайн
Нужно до конца сентября уже открутить рекламный бюджет, чтобы подвести какие-то итоги.

👉 Ближайшее первое действие
В среду в 12:30 собираемся с заказчиком в Зуме, обсуждаем семантику и варианты объявлений.
Ты как успеешь? Если нет, скажи, попрошу перенсти встречу.

🌟 Все ли понятно?
Оль, сегодня до 17.00 сможешь посмотреть на понимание задачи, первые шаги, сайт и сказать: все ли понятно, может, какие вопросы есть? Чтобы я был уверен, что задача в работе?

В принципе, заголовки можно и убрать, они уже не нужны:

Отель «Бумбараш». Настроить Я.Директ.

Оля, привет.
У нас новый клиент: отель Бумбараш. Вот тут собрали понимание задачи: что за отель, какая задача, гео и т. п.: [ссылка на понимание задачи]
Будем настравать им контекст, таргет, устанавливать Я.Метрику и т. п.
Рекламу они не вели, сайт без Метрики, опыта нет.

Нужно настроить и запустить на сайт рекламу из Яндекс.Директ, получить первые цифры для аналитики: сколько вообще стоит у них клик, конверсия, отказы и т. д. Чтобы можно было потом финмодель построить.

Делаем как обычно:
• Ты смотришь сайт, формируешь ТЗ на установку Метрики (Максим сделает)
• Собираешь семантику, предварительные объявления, какие есть мысли в плане аудиторий может быть.

Нужно до конца сентября уже открутить рекламный бюджет, чтобы подвести какие-то итоги.

В среду в 12:30 собираемся с заказчиком в Зуме, обсуждаем семантику и варианты объявлений. Ты как, успеешь? Если нет, скажи, попрошу перенести встречу.

Оль, сегодня до 17.00 сможешь посмотреть на понимание задачи, первые шаги, сайт и сказать: все ли понятно, может, какие вопросы есть? Чтобы я был уверен, что задача в работе?

Задачу можно поставить в системе управления проектами:

Можно отправить в чат, если это разовое поручение, и человека нет в системе управления проектами:

Никто не любит зачем-то приходить на бесполезные встречи, если не видит в них пользу. Ключевые слова — «если» и «польза».

Задача: помочь клиенту увидеть пользу во встрече. Пусть он увидит, что найти время на эту встречу в его интересах.

Структура:

1. Информативная и понятная тема
2. Ситуация или проблема
3. Сформулируйте задачу на встречу
4. Предложение времени и формата

Советы:

1. дайте понять, что вы придёте не просто «поболтать языками», а подготовленными. А также дайте возможность подготовиться клиенту к встрече.
2. Сузьте задачу встречи на конкретные шаги — так клиент почувствует облегчение и даже вам сам поможет пробежаться быстрее по этим шагам.

===========================================
Соберем все вместе:

Пётр, вы сможете завтра обсудить текущий контент план на июнь?

У нас образовался затор в выкладке контента. Мы обменялись несколькими сообщениями, но процесс не идет. Я боюсь, что у нас очень затягиваются сроки и мы можем не успеть выложить все материалы до конца июня.

Предлагаю завтра открыть контент-план (все 15 постов), по очереди по ним пройтись и выписать, что смущает в каждом посте. Сразу же на месте определим и запишем решение, которое поможет перейти к публикации постов.

Это будет Зум-созвон на 45-50 минут.
На завтра могу предложить время:
10.00
14.00
17.00

Петр, как на это смотрите?

Сначала определения:

Вещественными доказательствами являются предметы, которые по своему внешнему виду, свойствам, месту нахождения или по иным признакам могут служить средством установления обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела.

Предметом называется объект материального мира, который имеет форму, цвет и иные свойства.

❌ Доказательством не будет утверждение, мысль, усталость или желание сделать
✅ Доказательством может служить приложенный скриншот, фотография, скан, аудиозапись или отчет. Примеры будут ниже.

Зачем прикладывать доказательство? Чтобы не нужно было идти и своими глазами убеждаться, что все действительно так, как полагается. Самое унылое, когда задача вроде выполнена, но чтобы её проверить, нужно куда-то идти, вспоминать, где это лежит или не дай б-г вводить пароль от сервиса.

Если не приложить доказательство, задача может «упасть на пол»: вроде исполнитель отчитался, а постановщик не проверил и отложил не «попозже».

В чем польза для сотрудника или исполнителя: контролируют вас меньше, тупых уточняющих вопросов задают меньше, к задачам возвращаться по нескольку раз не нужно.

Руководитель (или заказчик) счастлив: если все хорошо, можно просто вычеркнуть задачу и жить дальше. Если плохо, сразу видно, что нужно вмешаться, и что-то поправить. А еще почему-то с такими коллегами приятно работать, давать больше задач и платить больше денег 😉.

Давайте посмотрим на примеры:

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Допустим, вам нужно написать письмо Заказчику.
Например: согласовать изменение сроков по одному из проектов.
Вы садитесь и пишите примерно такое сообщение:

Письмо по содержанию верное, но читать его не хочется:
Это один сплошной абзац, в которой перемешано всё: и причина, и следствие, и призыв к действию, и справочная информация.

Чтобы его прочитать и понять, что от тебя хочет человек, нужно прям напрячься.
Есть хороший способ писать короткие понятные письма.
Метод называется «Костяшки».
Берем и выписывам, о чем хотим рассказать в письме:

Откуда мы так лихо написали эту последовательность?
Из полезного действия:

Как мы это сделаем:

Дальше просто как в отдельные коробочки заполняем текст:

Ну а теперь можно просто убрать вспомогательные направляющие. Получится вот такой текст:

Резюме:
1. Прежде чем писать тексты, напишите «зачем я пишу это письмо»
2. Разбейте на «костяшки»
3. Заполните ответами
4. Скройте костяшки.
5. Прочитайте вслух — нормально читается, понятно?
6. Отправляйте клиенту.

P.S. Сотрудникам из проектного бюро:
за вас написать письмо клиенту я не смогу.

Но могу помочь с запросами:

1. «Я составил структуру письма, есть ли комментарии/улучшения?»
2. Я по структуре написал текст (вот структура), что можно улучшить?

P.S. При написании этого поста тоже используется метод «Костяшки»:

Допустим, у вас какой-то небольшой вопрос по работе.
И вам нужно спросить у руководителя, клиента или коллеги.
Например:

— Катерина, картинки ужимать?
— Петя, ты почтой админской пользовался?

— Коля, почему не отображаются показатели?

Вы задаете такой вопрос в чатик и ждете ответа.
Но другой человек занят своими делами, голова чем-то забита.
Он мельком взглянул, понял, что вообще не понятно о чем речь и такой «попозже разберусь».
Ну и откладывает ответ «на попозже».

Вы — очень ответственный человек, и начинаете добиваться ответа.
Но вместо ответа получаете встречные вопросы:

— Что за картинки?
— О каком проекте идет речь?
— Какие именно показатели, в какой системе и вообще для чего ты это все спрашиваешь?

Можно сэкономить свое время и вопрос задать по формуле:

— вот я делаю это...
— хочу, чтобы (чего ожидаю)
— Но получается так/мешает вот что.
— собственно сам вопрос.

Давайте на примерах:

С уточняющей информаций на такие вопросы можно реально ответить меньше чем за минуту.
Проще ответить, чем «отложить на потом» 😉

Чтобы так сформулировать вопрос, нужно потратить время и энергию.
Но по опыту, на уточняющую переписку ресурсов уходит обычно гораздо больше 😉

Пользуйтесь:

Хотите ответ получить быстро и по существу — добавьте в вопрос подробностей