Инструкции, шаблоны, творческая систематизация

Позднее Ctrl + ↑

Не затрудняйте работу тренера по прокачке команды/бизнеса

Рекомендация руководителям и собственникам

Ситуация: вы наняли коуча, тренера.
Например для внедрения скрам-методологии в команде, или увеличения продаж, или для проведения мероприятий по командообразованию, неважно.

Назначили встречу, собрали сотрудников, представили коуча команде.
Попросили внимательно слушать.

В процессе встречи вам, как руководителю, может быть не совсем понятно, что именно сейчас происходит.
Вам интересно, вы хотите уточнить.

⛔ Вот как можно задать вопрос, навредив процессу:

— А вот почему карточки задач именно так двигаются, мне непонятно? Мне, как руководителю, должно быть понятно. А иначе внедрение бессмысленно.

Это был специально утрированный пример. Просто чтобы сразу разобрать несколько тонких моментов.

Давайте разберемся, что вы таким вопросом сообщаете команде?

  1. «Я как и вы, вообще не в курсе, что происходит»
  2. «Тренер что-то там внедряет, но будет ли это работать, ещё неизвестно. Я лично скептично отношусь, а теперь еще и команда»
  3. «Тренер выполняет мои пожелания, а не следует программе»

На таких встречах руководителю нужно быть руководителем, а не участником процесса:

  1. На сотрудников производить впечатление, что вы и так всё знаете заранее
  2. Быть непогрешимым небожителем. Который конечно иногда может спуститься, чтобы объяснить «как надо делать», если уж иначе никак.
  3. Обеспечить явку на такие встречи.
  4. Обеспечить коучу полноту власти (легитимность)
  5. Помнить, что основная задача — не самому понять, а добиться, чтобы команда поняла. (Для вас и так будет отдельная встреча со всеми нужными объяснениями, там вы будете уже не руководителем, а сами превратитесь в участников обучающего процесса).

✅ Если хочется самому спросить, вопрос можно и нужно задать.
Но отделяйте себя от команды. Тот же вопрос можно задать по-другому, например:

— Сергей, объясните пожалуйста ребятам вот этот момент подробнее. Им может быть непонятно. (Мне-то как раз понятно).

Вот теперь все хорошо:

  1. в компетенции тренера сомнений нет
  2. дополнительно подчеркнули, вы и так все знаете,
  3. проявили заботу о сотрудниках
  4. показали, все заранее согласовано, всё это внедрение — серьезно и надолго, а не очередная блажь начальства.

План на день — в виде закрытого списка

Великий депрессивный список

Классно, когда уже научились разделять проекты и задачи.
Хорошо, когда научились прежде чем что-то делать — записывать в список задач
Следующая подстава:  Великий Депрессивный Список.

Дернул начальник → записал задачу «Ответить Сергею по ТЗ»
Написал Заказчик → записал задачу «Прислать Антону Палычу выгрузку по пилонам»
Задачу от жены «купи по дороге домой хлеба и яиц» → тоже в список

Это хорошо.
Но есть проблема:
Этот список НИКОГДА не заканчивается

Проблема расстановки приоритетов

И вот ты смотришь такой на этот бесконечный список, и начинаешь расставлять приоритеты:

Может, разложить задачи по матрице Эйзенхаура (срочные, важные, срочные/неважные)
Может, поделить на легкие/сложные?
Может, объединить в блоки?
Может, разложить на гибкие и жесткие задачи?

Короче, начинаешь вместо выполнения задач заниматься перестановкой, расстановкой приоритетов и вообще жестко прокрастинировать — все равно же ВСЁ не сделаешь.
Поэтому отпущенное время нужно потратить идеально! (сарказм)

Закрытый список задач на день

Чтобы чувствовать себя молодцом каждый день, можно делать закрытый список задач.
Вот сесть сегодня вечером, открыть чистый лист документа, призвать «сержанта», написать красивым шрифтом: 27 мая, среда — планы на день:

А потом спокойно выписать на завтра список задач.
Получится что-то такое.

В конце — подведите черту.
Все, что прилетает по ходу → заносите после черты.

С ума сошел? Это ж сколько времени уходит каждый день на такой вот список?!

На самом деле немного ))
Бо́льшую часть списка я делаю в течение дня.
На этот список ушло примерно 15 минут.
Вам поможет статья «откуда брать задачи на завтра» и «защищайте свой список задач».

Хорошее завершение списка на день

Признак действительно «закрытого» списка — это по-настоящему последнее действие. У меня это обычно 3 пункта:

разобрать почту вечером
прибрать на рабочем столе
составить список задач на завтра

Такое «ритуальное» завершение дня помогает мне настроиться на мысль, что «день закончился, можно идти домой, ты молодец, все хорошо»

Когда составлять список задач?

Иногда советуют прямо с утра. Мол, «новый день — пиши с чистого листа».
Лично мне комфортно составлять с вечера на завтра. Так спокойнее и сон крепче )

Что делать, когда прилетает «срочная» задача?

Защищайте свой список.

Что делать, когда все задачи на день закончены?

Ооо, я вас поздравляю. Когда вот такая картина, это очень приятно:

Что тогда делать?
Идите погуляйте, идите домой, к семье.
Если опять карантин, значит займитесь тем, что вас расслабляет дома и позволяет переключиться:

полежать в ванной
поиграть в Героев
почитать фантастику

При этом можно мысленно повторять:
ты сегодня молодец, ты имеешь полное право отдохнуть
(Совет для немного тревожных перфекционистов-трудоголиков, но вот мне помогает)

Что еще почитать?

Откуда брать задачи дляподготовки к следующему дню.
— Задачи на день я например веду вот в этой программе: workflowy.com(мне нравится, вы можете использовать что-то подходящее вам, хоть в гуглодоке)
Как защищать свой закрытый список

⭐ Основные навыки для продуктивной работы руководителя

Это прям основные навыки:

  1. Ведите активный список проектов
  2. Разбивайте проекты на мини-победы
  3. Превращайте мини-победы в пошаговые действия
  4. Составляйте список задач не день
  5. Защищайте дневной список от пожаров. Всё новое → «отложить на завтра»
  6. Делегируете — уточните сроки. Довести до автоматизма.
  7. Составляйте список рутинных действий. Помогает от тревожности.

Это дополнительные навыки:

  1. Держите почту пустой. Не надо превращать почту в список задач.
  2. Ведите список «Длинных помидоров»
  3. Если 3-й день не можете приступить к какой-то задаче, значит, у вас в списке задач — хрень аморфная.

Генерал, сержант, рядовой

Для экономии мыслетоплива при достижении целей удобно представлять, что у нас в голове у руля могут находиться такие три личности.

Сейчас определения, а потом пример будет.

Генерал принимает решение, какими проектами мы занимаемся и какие мини-победы нужно пройти.

Сержант разбивает мини-победы на маленькие задачи для «рядового».

Рядовой не думает. Не особо умеет это делать, да и не хочет. Но зато хорошо выполняет простые поручения.

👉Не надо смешивать работу этих товарищей. Планирование, инструктаж и само выполнение — разные задачи.

Давайте на примере
Допустим, вы — главный инженер проекта в проектной компании. Отвечаете за объект #0056. Объект надо завершать, но это какое-то болото без конца и края, аж руки опускаются. Не страшно:

Зовём генерала
Из каких мини-побед состоит это направление? Генералу хорошо, работать не надо 😉. Генерал чешет в затылке, наливает крепкий чай и пишет:

  1. 0056. Раздел сети наружного освещения — отправить заказчику на первую проверку.
  2. 0056. Системы НВК. Запустить смежников.
  3. 0056. Разработка ТЗ.

Так, вроде первые мини-победы выписали: они небольшие, короткие, явно зависят от нас, а не от заказчика. И четко понятно, сделали или нет

Зовём сержанта
— Как это сделать-то? Давай разложим на понятные шаги для рядового?
— Ок, давай.

Дальше — уже готовый перечень задачек. Как к нему прийти, отдельно можно прочитать.
Основные приемы: Метод волшебной феи. Начинайте с конца. А что перед этим?

Получается как-то так:

Когда каждая мини победа будет расписана по шагам, можно ставить уже задачи на каждый день. Например, как здесь: Не надо путать задачи и проекты

Не надо путать задачи и проекты

Задачи — действие, которое можно выполнить примерно до получаса.
Задачи желательно формулировать как для не самой умной служанки. Чтобы делать их можно было, не особо напрягая мозг.

Удобно список задач на день вести отдельным списком:

Задача хорошо сформулирована, когда при прочтении возникает ощущение: «нафига так подробно писать, уже бы сделал, пока писал». Это хорошо. Значит задачу будет легко зачеркнуть.

Проекты — это когда в одну задачу точно не уложиться. Проекты должны иметь конец. Если сразу невозможно прописать все-все задачи в проекте по плану, это нормально. Достаточно написать несколько, чтобы проект сдвинулся с мертвой точки.

Проекты и задачи в одном списке вести не надо.

Для активных проектов желательно вести отдельный список. Например:

Что ещё почитать:
Генерал, сержант, рядовой
Как победить аморфную задачу
Способ: я не буду прямо сейчас это делать
Способ: начинать с конца.

Принцип: «сделал — не скажи, а покажи».

Польза принципа для сотрудника: контролируют вас меньше, тупых уточняющих вопросов задают меньше, к задачам возвращаться по нескольку раз не нужно.

Принцип делает руководителя счастливым: если все хорошо, можно просто вычеркнуть задачу и жить дальше. Если плохо, сразу видно, что нужно вмешаться, и что-то поправить.

Самое унылое, когда задача вроде выполнена, но чтобы её проверить, нужно куда-то идти, вспоминать, где это лежит или не дай б-г вводить пароль от сервиса. В этом случае провека пустячной задачи может быть отодвинута на сильно попозже.

Пример 1. Мини-задача копирайтеру:

— Серега, в ФБ мини-пост был [ссылка], текст с первой страницы для Юристов. Там прикольное описание проблемы было. Попробуй в нашем кейсе начало по образцу переписать, чтобы он лучше стал.

Копирайтер всё сделал и отчитывается:

⛔плохо ✅хорошо
Просто сообщение: «Готово» Сообщение с подробностями. Готово: было (скрин), стало (скрин)
Руководителю никуда заходить не нужно, сразу всё видно.
Удобно. Такой сотрудник — ценный.

Пример 2. Задача специалисту по Директу:

— Наташа, подключи гиперлокальный таргетинг для [имя проекта] по адресу их офиса, радиус давай 3 км.

⛔плохо ✅хорошо
Наташа: я сделала Наташа: я сделала (скрин из Яндекс.Сегментов, где видно, что настройки сделаны)
Руководитель: так, я что-то волнуюсь. Позадаю-ка я уточняющих вопросов Руководитель пересылает скрин Клиенту со словами «Петр Николаевич, настроили гиперлокальный таргетинг, как обещали»
Серия вопросов: а точно сделала, а где посмотреть, а как мы узнаем, что это сделано Все довольны, никого не мучали.
Наташа такая: 😒 (раздраженная и замученная)

Во втором примере Руководителю не нужно искать доступы к Метрике Клиента, продираться сквозь настройки, напрягаться лишний раз. Он доволен.
Дополнительно Наташа может задать себе проверочный вопрос «А что дальше?» У нее рождается вопрос-предложение:

— Саш, я вроде всё настроила, через пару дней проверю, как все работает и скину тебе скрин, работает ли нормально, норм?

Руководитель:

— Да, было бы здорово 😍😍

Во втором примере выигрывают все:
— Клиент получил вовремя что хотел
— Руководитель не отвлекался на мелочное менеджерение
— Сотрудника не бесили уточняющими вопросами